Assistant.e polyvalent.e - Accueil

ORY.architecture est une agence d’architecture et d’urbanisme d’environ 60 collaborateur.ice.s basée à Paris. La richesse de son travail réside dans la multiplicité des approches, aussi bien dans la reconversion et reconstruction, que dans la construction neuve. L'agence déploie son pragmatisme dans les domaines du tertiaire, logement, hôtellerie, commerces et équipements culturels.

Les deux associés Samantha Groh et Rahim Rezzouk développent un projet d’agence qui ancre l’humain au cœur de son activité. Ils prônent une architecture responsable et qualitative qui émerge d’un subtil mélange entre une parfaite maîtrise technique et une approche artistique qui fait sens.

L’agence recherche aujourd’hui un.e assistant.e polyvalent.e pour : accueillir le public interne et externe, assurer le bon fonctionnement logistique de l’agence et seconder l’assistant de direction sur le plan administratif et technique.

Vos principales missions :

Accueil / Standard :

• Vous assurez l’accueil physique des collaborateur.ice.s et de toute personne extérieure à l’agence 
• Vous avez en charge le standard téléphonique et le dispatch des communications
• Vous coordonnez les agendas des salles de réunion et de visio-conférence
• Vous réceptionnez le courrier, les livraisons
• Vous appelez les coursiers et vous affranchissez les courriers

Office Management :

• Vous secondez l’assistant de direction dans la réalisation des tâches administratives (réponses aux consultations, compilations d’éléments pour présentations, …)
• Vous commandez les fournitures et les consommables et vous assurez la gestion des stocks
• Vous participer à la rédaction et à l’envoi de mails en interne
• Vous coordonnez la gestion des sinistres (dispatch, classement des courriers d’expertise, d’huissiers) et leur déclaration.
• Vous mettez à jour les outils de suivi des affaires en cours
• Vous suivez, classez, envoyez les situations de travaux et les différents comptes rendus réalisés par les ingénieurs
• Vous participez à la gestion des archives physiques et numériques

Profil :

Vous aimez les nouveaux challenges et avez envie de vous impliquer dans une dynamique de PME à long terme ;

Vous avez exercé des fonctions similaires pendant au moins 2 ans ;

Vous êtes le.la premier.e interlocuteur.rice des visiteurs et vous représentez l’image de l’agence, votre prestation et votre présentation doivent être irréprochables ;

Vous avez un excellent relationnel et êtes très à l’aise au téléphone ;

Vous  êtes organisé.e et savez faire face aux imprévus avec sérénité ;

Vous êtes rigoureux.se, polyvalent.e et vous avez le sens du travail en équipe ;

Vous savez faire preuve de discrétion.

Vos compétences :

Vous avez d’excellentes qualités rédactionnelles et maîtrisez l’orthographe ;

Vous maîtrisez le Pack Office (Word et Excel)

Vous maîtrisez les outils de gestion de planning

Diplôme : 

Bac + 2 minimum

DUT GEA option Gestion et Management des Organisations

DUE GEA option Gestion et Management des Organisations

DUT GACO

Licence PRO Management

Conditions :

Poste à pourvoir en CDI le 7 novembre 2024

Temps plein / 39h

Rémunération en fonction du profil et grille conventionnelle

Pour candidater :

Envoyez votre CV et lettre de motivation à Clémence Anoumon, responsable des ressources humaines à l’adresse : job@ory-architecture.com