Assistant / Assistante de direction - Agence Julie Boutet Architecte- La Rochelle

L’Agence Julie Boutet Architecte, située à La Rochelle, recherche un/e Assistant/e de Direction pour accompagner le développement de l’agence et renforcer son organisation interne.

Sous la responsabilité de la direction et en lien avec les équipes projet, vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative, technique et opérationnelle de l’agence.

Nous vous proposons un CDD de 4 mois renouvelable en CDI.

Le poste est à pourvoir à compter de mi-février.

Nous travaillons sur des projets neufs, extensions, réhabilitation et rénovation avec des particuliers ou des professionnels (Logements, pharmacies, cabinets médicaux, hôtels, bureaux etc..) ; sur le secteur de la Charente-Maritime.

Votre mission consistera à :

1. Administration de l’agence

• Accueil téléphonique, gestion de la correspondance archivage et organisation administrative quotidienne.

• Gérer les agendas, les déplacements et les réunions de la direction.

• Gestion des stocks de fournitures.

• Facturation, y compris via Chorus Pro, et suivi des factures en lien avec les groupements de maîtrise d’œuvre.

•Gérer la comptabilité de l’agence en lien avec l’expert-comptable : frais agence, facturation client, gestion des paiements, états financiers. Gérer les missions RH (déclaration des réalisations mensuelles, virements des salaires).

•Suivre les dossiers de l’agence

• Déclarations administratives (assurances annuelles, MAF, dossiers divers).

• Gestion et mise à jour des bases de données (clients, partenaires).

•Rédiger les propositions d’honoraires et contrats client

• Relecture, analyse et amélioration des contrats en lien avec la direction.

• Participation à la répartition des honoraires et chiffrage des missions.

• Élaboration des projets de marché et des avenants.

• Participation à la réalisation des dossiers de candidatures (veille, équipes, dossiers, etc).

Compétences / Savoirs et savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

• Connaissance de Chorus Pro 

• Organisation et gestion du temps

• Maîtrise en gestion/comptabilité

Savoir-être professionnels :

Qualités

• Aisance rédactionnelle et excellente orthographe.

• Capacité à gérer des missions variées dans des délais courts.

• Rigueur, organisation et autonomie.

• Esprit d’équipe et sens du relationnel.

•  Devoir de réserve

Compétences

Expérience

• Bac+2/3 minimum (formation en gestion ou administration).

• Expérience dans une agence d’architecture serait appréciée.

Permis

• Permis B

Pourquoi rejoindre l’Agence Julie BOUTET Architecte ?

• Une agence dynamique, en plein développement avec des projets variés et exigeants.

• Un environnement stimulant et collaboratif.

Temps de travail hebdomadaire : 35h00 du lundi au vendredi

Rémunération selon votre profil

Pour candidater à ce poste, merci de nous transmettre votre CV et lettre de motivation à Madame Julie BOUTET à l’adresse suivante : jboutet@asp17archi.fr