L’ORDRE DES ARCHITECTES DE NOUVELLE-AQUITAINE, RECHERCHE UN(E) : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET CHARGÉ(E) DU TABLEAU

VOS MISSIONS SERONT :

La gestion du Tableau de l’Ordre

• Accueil physique et téléphonique des futurs inscrits
• Constitution des dossiers d’inscription architectes et sociétés (réception et contrôle des pièces justificatives obligatoires, demande de pièces complémentaires)
• Traitement des demandes de radiation, de transfert, de modification
• Traitement des prestations de services des architectes étrangers,
• Validation des décisions entérinées lors du Conseil, (Procès-verbaux et courriers)
• Gestion de la boite mail du Tableau

La gestion et le contrôle des assurances

• Contrôle annuel des assurances des architectes (tout mode d’exercice) et sociétés (première quinzaine du mois d’avril),
• Suivi des relances assurances,
• Traitement des décisions prises en conseil et bureau,
• Désignation des architectes gestionnaires et envoi des dossiers,
• Contrôle et suivi des assurances après chaque conseil,

Assurer le secrétariat de l’Ordre

• Accueil physique et téléphonique en binôme avec l’autre assistante administrative
• Classement et archivage
• Rédaction de courriers et compte-rendu, prises de notes
• Mise à jour de la « To-do-list »

La gestion et la maintenance des locaux (siège et pôles)

• Gestion des contrats des locaux (assurances, ménage, fournisseurs…)
• Maintenance des locaux
• Demande de devis d’entretien/réparation
• Gestion des demandes des modules concernant le bâtiment.

Etre référent du Pôle de Pau

• Soutien aux élus du Pôle dans l’organisation d’évènements ou de réunions (inscriptions, visio, comptes-rendus, courriers…)
• Suivi logistique des évènements et réunions organisés par les élus du Pôle (intendance, cadeaux de remerciements pour intervenants…)

Le soutien aux actions de communication et d’évènements

• Participation à l’organisation d’évènements annuels et exceptionnels (Archipride, Rencontres d’Architecture en Mouvement, After-archi…)

Process Binôme :

• Intervient en soutien sur les missions de l’autre assistante administrative en cas d’absence.

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir-faire :

• Connaitre et maitrise l’informatique (Pack Microsoft) et internet
• Être en mesure d’accueillir du public et des architectes, les fournisseurs, planifier les rendez-vous.
• Savoir rédiger et mettre en forme des courriers
• Capacité à suivre des procédures
• Savoir contrôler des travaux réalisés
• Savoir respecter des délais
• Savoir chercher une information dans un contrat et pouvoir le négocier

Savoirs transverses :

• Accueil et écoute du public
• Collaboration en équipe
• Outils bureautique
• Analyser les demandes

Savoir être :

• Méthodologie et rigueur
• Adaptabilité
• Autonomie
• Réactivité
• Polyvalence
• Sens de la diplomatie
• Sens de l’organisation
• Avoir le sens de l’écoute et de la communication

Niveau de formation :

• Bac secrétariat ou équivalent

Expérience exigée :

• Idéalement une expérience de 3 à 5 ans sur le même type de poste ou équivalent

Poste basé au siège de l’Ordre à Bordeaux (avenue Thiers)
Déplacements rares
CDI de 35h/mois
Rémunération : de 1850,00 € brut à 2150,00 € brut selon profil et convention collective + 13ème mois mensualisé

Début du contrat : début septembre

Lettre de motivation et CV à adresser à : Mme Virginie Gravière, Présidente du Conseil régional de l’Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine au 308 avenue Thiers 33100 Bordeaux ou par mail (idéalement) à : ordre.na@architectes.org  et p.delabigne.ordre@architectes.org